Een bruiloft plannen: de volgorde doet het werk
Niet de lengte van de lijst maakt het verschil, maar de volgorde. Een paar beslissingen bepalen alle andere en moeten daarom eerst. De rest kan wachten, ook al voelt dat onrustig.
Bepaal het bedrag en het aantal
Zet eerst vast wat u wilt uitgeven en met hoeveel gasten. Die twee sturen alle andere keuzes aan. Wie begint met locaties bekijken, komt vrijwel altijd hoger uit dan gepland.
Kies twee of drie kandidaatdata
Niet één. De goede locaties op zaterdagen in het hoogseizoen zijn een jaar vooruit bezet; met drie opties houdt u regie in plaats van dat de agenda van een ander beslist.
Leg de locatie vast
Dit is de stap die alle andere data bepaalt. Fotograaf en dj zijn te vervangen, een zaal op de datum die u wilt niet. Zie de acht vragen die u bij elke locatie moet stellen.
Meld het huwelijk bij de gemeente
Melding voorgenomen huwelijk, twee tot vier getuigen, en het reserveren van de ambtenaar. Doe dit zodra de datum staat, niet in de laatste maand.
Boek fotograaf, dj of band
Direct na de locatie. Populaire namen zijn een jaar vooruit bezet en werken vaak maar één opdracht per dag af.
Bespreek het menu
Vorm eerst, gerechten later. Uitgeserveerd, buffet of walking dinner bepaalt hoe lang uw gasten aan tafel zitten en hoe laat het feest begint.
Verstuur de uitnodigingen
Zes maanden vooraf, met een duidelijke regel over kinderen en partners en met een heldere scheiding tussen dag- en avondgasten.
Maak het draaiboek
Twee maanden vooraf een eerste versie, twee weken vooraf de definitieve, gedeeld met locatie, fotograaf en dj. Reken op uitloop bij de fotoreportage, de felicitaties en de speeches.
De drie plekken waar het meestal misgaat
De gastenlijst groeit. Reken tussen het eerste concept en de dag zelf op tien tot vijftien procent erbij: nieuwe partners, kinderen die er ineens bij horen, collega's die het horen. Houd daar ruimte voor in de zaal én in het budget. Zie de gastenlijst samenstellen.
De fotoreportage loopt uit. Wie een uur inplant, komt een uur te laat op de ontvangst. Verplaatsen naar een andere locatie kost alleen al veertig minuten rijden. Zie het draaiboek.
De eindtijd blijkt vast te liggen. Veel locaties hebben een vergunning met een sluitingstijd en een geluidsbegrenzer. Dat merkt u pas op de avond zelf. Vraag er expliciet naar; zie eindtijd en geluidsnormen.
Wat u aan de locatie kunt overlaten
Bij een locatie met een eigen keuken, een eigen bar en eigen personeel valt een flink deel van de coördinatie weg: geen aparte cateraar, geen drankleverancier, geen losse afspraken over opbouw en schoonmaak. Dat scheelt in de weken vooraf meer dan mensen verwachten. Zie wat er bij ons in huis zit.
Wat paren als eerste vragen
Waarmee begin ik met het plannen van een bruiloft?
Met het budget en het aantal gasten. Die twee sturen alle andere keuzes aan, inclusief welke locaties überhaupt in aanmerking komen.
Hoe lang van tevoren moet ik beginnen?
Voor een zaterdag in het hoogseizoen ongeveer een jaar, vooral vanwege de locatie en de fotograaf. Voor een vrijdag of een datum in de winter kan het aanzienlijk korter.
Wat moet als allereerste worden vastgelegd?
De locatie. Die bepaalt de datum, en de datum bepaalt vervolgens alle andere boekingen.
Heb ik een weddingplanner nodig?
Niet per se. Bij een locatie waar keuken, bar en personeel in huis zijn, valt een groot deel van de coördinatie weg. Een ceremoniemeester uit eigen kring is dan meestal genoeg.
Wanneer geef ik het definitieve aantal gasten door?
Ongeveer twee weken van tevoren. Daarna zijn kleine wijzigingen geen probleem, maar de inkoop en de personeelsplanning gaan op dat getal.
Stap 3: de locatie
Zodra budget, aantal en data staan, is de locatie aan de beurt. Bel of app ons met die drie gegevens; u weet dan meteen of het kan.
of bel direct: +31 6 29082455