De gastenlijst: de knop die alles aanstuurt

Begin met een getal, niet met namen

Bepaal eerst het maximum: hoeveel gasten wilt en kunt u hebben. Pas daarna vult u de namen in. Wie omgekeerd begint, met namen, komt altijd hoger uit, want er is nooit een natuurlijk moment om te stoppen.

Reken erop dat de lijst tussen het eerste concept en de dag zelf met tien tot vijftien procent groeit. Nieuwe partners, kinderen die er ineens bij horen, collega's die het horen. Houd daar ruimte voor.

De kringen-methode

Zet iedereen in vier kringen. Kring 1: ouders, broers, zussen, kinderen. Kring 2: grootouders, ooms, tantes, neven en nichten met wie u echt contact heeft, beste vrienden. Kring 3: bredere familie, vriendengroep, collega's met wie u ook privé omgaat. Kring 4: buren, kennissen, overige collega's.

Vul de kringen in die volgorde tot u aan uw maximum zit. Het gesprek gaat dan niet meer over personen maar over waar de streep ligt, en dat is een stuk makkelijker uit te leggen.

Dag- en avondgasten

Splitsen is de meest gebruikte oplossing: kring 1 tot en met 3 voor de hele dag, kring 4 voor de avond. Dat werkt goed, mits u het duidelijk communiceert op de uitnodiging en er niet drie verschillende tijden ontstaan.

Reken de zaal wel door op het aantal van de avond, niet op het aantal aan tafel. Zie hoeveel gasten er in welke zaal passen.

Kinderen, plus-ones en de rest

Kies één regel en houd hem vol: wel of geen kinderen, wel of geen partners van vrijgezelle gasten. Een uitzondering voor één familielid levert vijf telefoontjes op. Zet de regel letterlijk op de uitnodiging, dan hoeft u hem niet per gast uit te leggen.

Zijn er veel kinderen, richt dan een aparte hoek of ruimte in. Bij ons wordt de tweede zaal daar geregeld voor gebruikt; ouders blijven dan langer.